Depuis 2020, beaucoup de cours collégiaux et universitaires n'ont plus un format unique. Un même cours peut se donner en classe le lundi, offrir son laboratoire en ligne le mercredi et tenir une séance hybride le vendredi, avec une partie du groupe sur place et le reste dans Microsoft Teams. L'horaire du SIE le reflète peut-être correctement. L'agenda du téléphone de l'étudiant, rarement.

La question des étudiants est simple : est-ce que je dois être sur le campus aujourd'hui ? Quand l'agenda ne peut pas y répondre, ils le découvrent en arrivant, parfois après un long trajet vers une classe vide. Les enseignants en paient aussi le prix : les séances en ligne commencent en retard pendant que les étudiants fouillent leurs courriels pour trouver le lien.

Pourquoi l'agenda perd-il le mode d'enseignement ?

Le mode se trouve généralement quelque part dans le SIE. Il se perd en chemin vers l'agenda pour quatre raisons.

Que coûte un agenda ambigu ?

Les étudiants qui font de longs trajets, qui travaillent à temps partiel ou qui organisent la garde de leurs enfants autour de leurs cours paient le plus cher quand le mode est faux ou absent : un déplacement inutile dans un sens, une séance en ligne manquée dans l'autre.

Les étudiants qui réservent un transport adapté ou d'autres mesures d'accommodement doivent connaître le mode à l'avance. Un agenda ambigu transforme une planification de routine en appel à l'enseignant.

Les enseignants perdent les premières minutes des séances en ligne à cause du « je ne trouvais pas le lien » et répondent au même courriel avant chaque séance : est-ce en classe aujourd'hui ?

Le personnel de soutien et les aides pédagogiques individuels reçoivent les mêmes questions, et l'établissement paraît désorganisé au moment précis où il demande aux étudiants de s'adapter à de nouveaux formats.

Ce qui ne fonctionne pas

Mettre le mode dans le titre du cours. « FRA-101 (en ligne) » fonctionne jusqu'à ce qu'une séance revienne en classe. Un titre décrit tout le cours ; le mode change d'une séance à l'autre.

Publier le lien seulement sur la page du cours dans l'ENA. C'est un endroit de plus à consulter, au moment où l'étudiant est déjà en retard.

Un seul événement récurrent avec un lieu fixe. Il est juste pour les semaines qui suivent le modèle et faux pour chaque exception.

Des réunions Teams créées par l'enseignant en parallèle de l'horaire. Si l'enseignant envoie une réunion Teams récurrente et qu'une synchronisation crée aussi le cours, les étudiants ont deux entrées et deux rappels et ne savent pas à laquelle se fier.

La couleur seule. La couleur aide à balayer une semaine du regard, mais les réglages personnels varient, Outlook et Google Agenda gèrent les couleurs différemment, et la couleur n'est pas lisible par tout le monde. Utilisez-la en plus d'une mention écrite, jamais à sa place.

Comment régler le problème : un événement par séance, selon son mode

La règle est simple : le mode de chaque séance détermine le contenu de l'événement.

Mode Champ Lieu Participation en ligne Mention dans le titre
Présentiel Pavillon et code du local, p. ex. B-214 Aucune En classe
En ligne En ligne, Microsoft Teams Lien de la réunion Teams En ligne
Hybride Pavillon et code du local Lien de la réunion Teams Hybride

La mise en place se fait en six étapes.

1. Consigner le mode par séance dans le SIE

Là où le SIE permet un champ de mode au niveau de la séance, utilisez-le. Sinon, documentez les locaux fictifs (VIRTUEL-01, EN-LIGNE, À-DÉTERMINER) pour que la synchronisation les traduise au lieu de les afficher.

2. Décider d'où vient le lien de réunion

Un lien par groupe-cours pour toute la session est le plus simple pour les étudiants : le même bouton Rejoindre chaque semaine. Décidez qui le crée et où il est conservé, pour que la synchronisation puisse le lire.

3. Dire le mode en mots, puis en couleur

Placez le mode au début du titre, par exemple « [En ligne] PHY-201 Laboratoire », pour qu'il soit visible dans la vue hebdomadaire de n'importe quelle application. Ajoutez une catégorie de couleur si vous le voulez, appliquée de façon uniforme dans tout l'établissement.

4. Séparer les cours qui utilisent deux locaux

Beaucoup de cours en sciences et en techniques alternent entre une salle de classe et un laboratoire. Envoyez deux événements, chacun avec son local et ses heures, plutôt qu'un seul événement au lieu flou.

5. Traiter un changement de mode comme une mise à jour

Une grève, une tempête ou un enseignant malade peut faire passer une séance en ligne à court préavis. Le même événement doit changer : le lieu devient « En ligne », le lien Teams apparaît, la mention du titre change. Un nouvel événement à côté de l'ancien est pire que pas de changement du tout.

6. Suivre les étudiants qui changent de groupe

L'étudiant qui passe d'un groupe en présentiel à un groupe en ligne doit perdre les événements du premier et recevoir ceux du second. Sinon, l'agenda continue de l'envoyer dans un local qui n'est plus le sien.

Liste de vérification avant le début de la session

  1. Chaque séance du SIE a un mode, ou un local fictif que la synchronisation sait traduire.
  2. Chaque groupe en ligne ou hybride a un lien de réunion, conservé là où la synchronisation peut le lire.
  3. Les cours qui utilisent deux locaux produisent deux événements.
  4. Un groupe pilote a été basculé du présentiel à l'en ligne, puis inversement, et l'événement a été mis à jour les deux fois.
  5. Le personnel enseignant sait que les changements de mode se saisissent dans le SIE, pas seulement dans un courriel.

Comment chaque plateforme affiche-t-elle le mode ?

Dans Outlook et le calendrier Teams, un événement qui est une réunion Teams affiche un bouton Rejoindre, et le local reste dans le champ Lieu pour les séances hybrides. Dans Google Agenda, le lien Teams apparaît dans les détails de l'événement et ouvre Teams dans le navigateur ou dans l'application. Un abonnement ICS peut contenir le local et le lien sous forme de texte, mais il n'est à jour qu'à la dernière actualisation de l'application, ce qui pèse surtout lors des changements de mode de dernière minute.

Comment Calendo s'en charge

Calendo lit dans le SIE les horaires en présentiel, hybrides et en ligne, et reporte le mode dans chaque événement. Chaque événement comprend le code du local, l'indicateur de mode et, pour les séances en ligne et hybrides, le lien de la réunion Teams : le même événement dit à l'étudiant où aller ou sur quoi cliquer.

Les événements sont écrits de façon native dans Outlook, le calendrier Teams et Google Agenda. Quand une séance passe du présentiel à l'en ligne dans le SIE, l'événement existant est mis à jour en quelques minutes avec le nouveau lieu et le lien, si bien que l'événement consulté par l'étudiant est toujours le bon. La page synchroniser le calendrier Teams couvre le volet Teams ; la page synchroniser Google Agenda s'adresse aux établissements sous Google Workspace.

Le SIE reste la source de vérité pour le mode : l'agenda n'est jamais plus clair que les données qui l'alimentent. La traduction des locaux fictifs mérite d'être réglée au moment de brancher le SIE ; les systèmes pris en charge sont présentés sur la page intégration au SIE. En cours de session, la même logique s'applique aux changements de local et aux annulations, comme l'explique changement de local, cours annulé : l'horaire à jour en quelques minutes. Pour la mise en place d'ensemble, voir synchroniser l'horaire de cours avec Outlook, Teams et Google Agenda.

À retenir

  • Pour chaque séance, l'étudiant doit savoir s'il va en classe ou s'il se joint en ligne ; un indicateur au niveau du cours ne suffit pas.
  • Le mode façonne l'événement : code du local en présentiel, lien Teams en ligne, les deux en hybride, avec le mode écrit dans le titre.
  • La couleur aide à balayer une semaine du regard, mais elle doit répéter une mention écrite, jamais la remplacer.
  • Un changement de mode est une mise à jour de l'événement existant, pas un nouvel événement à côté de l'ancien.

Voyez les cours en classe, en ligne et hybrides dans un seul agenda

Une démo de 30 minutes d'événements de cours qui portent le bon local, le bon lien Teams et le bon mode dans Outlook, Teams et Google Agenda.

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Questions fréquentes

Comment un étudiant peut-il savoir, dans son agenda, si un cours est en classe ou en ligne ?

En mettant le mode dans l'événement lui-même, pour chaque séance : une mention au début du titre (En classe, En ligne, Hybride), le code du local dans le champ Lieu pour les séances en présentiel et hybrides, et le lien de la réunion Teams pour les séances en ligne et hybrides. Une catégorie de couleur peut aider, mais elle doit répéter la mention écrite, pas la remplacer.

Peut-on inclure le lien de la réunion Teams dans l'événement de cours ?

Oui. Dans Outlook et le calendrier Teams, un événement qui est une réunion Teams affiche un bouton Rejoindre, et un événement hybride peut garder en même temps le local dans son champ Lieu. Dans Google Agenda, le lien apparaît dans les détails de l'événement. Le lien devrait rester le même pour le groupe toute la session, pour que l'étudiant trouve le même bouton chaque semaine.

Que faire si un cours utilise une salle de classe et un laboratoire dans deux locaux différents ?

Créez des événements distincts. Un cours qui alterne entre une salle de classe et un laboratoire, fréquent dans les programmes de sciences et de techniques, doit produire un événement par séance avec son propre local et ses propres heures, plutôt qu'un seul événement récurrent au lieu flou. L'étudiant voit exactement où se tient chaque séance, et un changement au laboratoire ne touche pas le cours théorique.

Que se passe-t-il quand un cours en classe passe en ligne à la dernière minute ?

Le changement est saisi dans le SIE et l'événement existant est mis à jour : le lieu devient « En ligne », le lien Teams s'ajoute et la mention du titre change. Avec une synchronisation native, ça atteint les agendas en quelques minutes. Pour un changement fait peu avant le cours, envoyez aussi un message direct, puisque certains étudiants seront déjà en route vers le campus.