جدول التدريس في Outlook: لا مزيد من الاجتماعات أثناء الحصص

يرسل رئيس قسم دعوة لاجتماع يوم الثلاثاء في العاشرة صباحًا. يُظهر «مساعد الجدولة» في Outlook جميع المدرّسين متاحين. وخلال ساعة يرفض ثلاثة منهم الدعوة: فلديهم حصص في ذلك الوقت. ويتكرر الأمر مع اجتماعات لجان البرامج، ومواعيد المرشدين الأكاديميين، وورش العمل التي ينظمها مركز دعم التعليم والتعلم.

ويبلغ ذلك ذروته في بداية كل فصل دراسي، حين تكون أعباء التدريس جديدة، ويصيب أكثر ما يصيب أصحاب الجداول الأصعب تخمينًا: المحاضرين بدوام جزئي، والمدرّسين الموزعين على حرمين جامعيين، وكل من تغيرت شُعبه بعد فترة الإضافة والحذف.

لماذا يُظهر Outlook أعضاء هيئة التدريس متاحين وهم يدرّسون؟

في Microsoft 365، يُحسب التوفر من تقويم صندوق البريد الخاص بكل شخص. و«مساعد الجدولة» في Outlook وTeams، وغيره من الأدوات التي تقرأ معلومات «متاح/مشغول»، ينظر إلى الأحداث في ذلك التقويم ولا شيء غيرها.

أما جدول التدريس فموجود في مكان آخر: في نظام معلومات الطلاب (SIS)، مثل Omnivox أو Clara أو COBA أو Banner أو PeopleSoft Campus Solutions أو Workday Student أو Jenzabar، ولا شيء يكتبه في Exchange Online. فبالنسبة إلى نظام التقويم، الحصة وقت فارغ.

ولا تغيّر الحلول الالتفافية المعتادة ذلك.

• اشتراكات ICS لا تُحتسب. الجدول المشترَك فيه عبر رابط يظهر في Outlook تقويمًا منفصلًا، ولا تدخل أحداثه في معلومات «متاح/مشغول» الخاصة بالشخص، فيظل الزملاء يرون وقتًا متاحًا.
• التقويمات المشتركة غير مرئية للأدوات. تقويم القسم الذي يعرض حصص الجميع يفيد من يفتحه، لكن «مساعد الجدولة» لا يفتحه.
• Google Workspace يعمل بالطريقة نفسها. حين يساعد Google Calendar في إيجاد وقت مناسب، فإنه ينظر إلى التقويمات الرئيسية للأشخاص، لا إلى جدول في النظام.

ولا يضيف Teams مصدرًا آخر. فتقويم Teams عرضٌ لصندوق بريد Exchange Online نفسه، و«مساعد الجدولة» في دعوة Teams يرى بالضبط ما يراه Outlook: لا شيء أثناء الحصص.

ما الكلفة؟

الكلفة الظاهرة هي حلقة إعادة الجدولة: دعوة، فرفض، فاقتراح جديد، فرفض جديد. وكل جولة تكلّف المنظّم وقتًا وتؤخر القرار الذي عُقد الاجتماع من أجله.

والكلفة الأقل ظهورًا تقع على أعضاء هيئة التدريس. فبعضهم يغادر الحصة مبكرًا أو يفوّت اجتماعًا كان ينبغي أن يحضره. والمحاضرون بدوام جزئي، وهم الأكثر تفاوتًا في ساعات التدريس، هم الأكثر استبعادًا من حياة القسم دون قصد.

ويتحمل الموظفون الإداريون الباقي. فقبل حجز أي شيء، يتحققون يدويًا من جدول كل مشارك في النظام. وهذا وقت ثمين يُصرف في البحث، ونتيجته تتقادم بمجرد تغير الجدول.

ويشعر الطلاب بذلك أيضًا. فصفحات حجز المواعيد التي تقرأ تقويم المدرّس تعرض أوقاتًا تقع أثناء حصصه، فيضطر المدرّس إلى الإلغاء وإعادة الحجز بالبريد الإلكتروني.

ما الذي لا ينجح؟

مطالبة المدرّسين بحجز أوقات التدريس يدويًا. بعضهم يفعل ذلك بعناية، وكثيرون لا يجدون الوقت في الأسبوع الذي يسبق الحصص. والكتل المحجوزة لا تتحرك حين تتغير القاعة أو الموعد، والسلاسل المتكررة كثيرًا ما تمتد إلى ما بعد نهاية الفصل، والكتل التي تتجاهل العطل تُخفي توفرًا حقيقيًا.

الاشتراك في الجدول عبر موجز ICS. يرى المدرّس حصصه، أما زملاؤه فلا، لأن الاشتراك لا يغذي معلومات «متاح/مشغول». وتتناول مقارنة موجز ICS مقابل المزامنة حدوده الأخرى.

استطلاعات المواعيد. إرسال استطلاع قبل كل اجتماع ينجح، لكنه يطلب من كل مدرّس إعادة كتابة جدوله اجتماعًا بعد اجتماع، ويتقادم الاستطلاع بمجرد تغير موعد شعبة.

قواعد القسم. قاعدة مثل «لا اجتماعات صباح الثلاثاء» تساعد، لكنها لا تناسب جداول الجميع، ولا تفيد في الاجتماعات مع أشخاص من خارج القسم.

الحل

أربعة أساليب، مقارنة وفق ما يهم من يحجزون الاجتماعات:

والأسلوب الرابع وحده مرئي ومحدّث في آن واحد، ويُطبَّق في ست خطوات.

1. استخراج أعباء التدريس من النظام

أدرج كل مدرّس في كل شعبة، بمن فيهم المدرّسون المشاركون ومدرّسو المختبرات والبدلاء، مع سجل لكل حصة تدريس. وكثيرًا ما تُحسم الأعباء متأخرة، أحيانًا في الأسبوع السابق للحصص، لذا يجب أن تواصل المزامنة عملها بعد الإرسال الأول بدل أن تعمل مرة واحدة.

2. ربط كل مدرّس بحسابه

طابِق معرّفات الموظفين في النظام مع حسابات Microsoft Entra ID أو Google Workspace. وكثيرًا ما يُعيَّن المحاضرون بدوام جزئي قرب بداية الفصل، فخطّط لحسابات تظهر متأخرة.

3. كتابة الحصص في التقويم الرئيسي بحالة «مشغول»

يجب أن تصل الأحداث إلى التقويم الرئيسي للمدرّس لا إلى تقويم ثانوي، وأن تظهر بحالة «مشغول». وضع رمز المقرر والقاعة في العنوان ليكون العرض مفيدًا للمدرّس نفسه أيضًا. وتجنّب حالتي «خارج المكتب» و«مبدئي»، فـ«مشغول» هي الحالة التي تقرؤها كل أدوات الجدولة بالطريقة نفسها.

4. إبقاء التفاصيل في مكانها

ما يراه الزملاء بعد حالة «مشغول» يتوقف على إعدادات المشاركة في المؤسسة: غالبًا التوفر فقط، وأحيانًا العنوان والموقع. وفي جميع الأحوال، لا أسماء طلاب في الأحداث.

5. احترام التقويم الأكاديمي

لا كتل مشغولة في العطل الرسمية أو الأيام التربوية أو أسبوع القراءة. فهذه غالبًا أفضل الأيام لاجتماعات الأقسام، وينبغي أن تبدو متاحة.

6. التحديث عند كل تغيير

حين يتغير موعد شعبة أو يتولاها مدرّس بديل، تنتقل الكتلة المشغولة معها، من تقويم إلى آخر.

ماذا يكسب المدرّسون أنفسهم؟

يستهدف هذا الحل أولًا من يحجزون الاجتماعات، لكن المدرّسين هم أول المستفيدين. إذ يظهر أسبوع تدريسهم في Outlook وTeams بجوار اجتماعاتهم، مع رمز القاعة لكل حصة، فترى المحاضِرة التي تدرّس في حرمين جامعيين إلى أين تذهب دون فتح النظام. وتنطلق التذكيرات قبل كل حصة كأي موعد آخر.

كما تصبح التغييرات مرئية للشخص الأكثر تأثرًا بها. فحين تنتقل شعبة إلى قاعة أو موعد آخر، يُظهر ذلك تقويم المدرّس نفسه، بدل رسالة بريد إلكتروني قد يقرؤها بعد فوات الأوان.

كيف يتعامل Calendo مع ذلك؟

ينقل Calendo الجداول الدراسية من نظام معلومات الطلاب إلى التقويمات التي يستخدمها أعضاء هيئة التدريس فعلًا، لا إلى تقويمات الطلاب فقط. فتُكتب كل حصة تدريس عبر واجهة برمجة التقويم حدثًا أصليًا في تقويم المدرّس نفسه: في Outlook، وهو أيضًا تقويم Teams، لحسابات Microsoft 365، أو في Google Calendar لحسابات Google Workspace. ولأنه حدث في التقويم الرئيسي لا اشتراك منفصل فوقه، تظهر كتلة التدريس وقتًا مشغولًا للزملاء وللأدوات التي تقرأ معلومات «متاح/مشغول».

وحين يتغير الجدول في النظام، يتبعه الحدث خلال دقائق: فالقاعة الجديدة أو الموعد الجديد يحدّث الحدث القائم، وتنتقل الكتلة المشغولة مع الحصة. ويحمل الحدث أيضًا رمز القاعة، ورابط اجتماع Teams للحصص عن بُعد والهجينة، فيكون مفيدًا للمدرّس بقدر ما هو مرئي لزملائه.

ولما لا يفعله Calendo أهمية مماثلة. فهو لا يحجز الاجتماعات ولا ينقلها ولا يرفضها، ولا يمس الاجتماعات الموجودة مسبقًا في التقويم. إنه يجعل وقت التدريس مرئيًا، ليُخطَّط الاجتماع التالي حوله. ولرؤية ذلك عمليًا، يمكنكم حجز عرض توضيحي أو التواصل معنا. والمزامنة نفسها تضع الجدول في تقويمات الطلاب أيضًا، كما يشرح مقال كيف تُزامن الجداول الدراسية مع Outlook وTeams وGoogle Calendar، وتواكب التغييرات خلال الفصل كما يوضح مقال تغيير القاعة وإلغاء الحصة.